HR-бот полного цикла: от первого контакта до передачи в отдел

Формат кейса

Типовое решение. Подходит для компаний с регулярным наймом специалистов, массового подбора линейного персонала и агентств по рекрутингу. Логика и стек одинаковы — меняются вопросы, критерии фильтрации и тестовое задание под конкретную вакансию.

Задача

Воронка найма на бумаге выглядит просто: написать кандидату → отправить тестовое → напомнить о дедлайне → принять результат → занести в таблицу → передать рекрутёру. На практике каждый шаг — ручное действие.

При 50–200 кандидатах в месяц это сотни сообщений, напоминаний и строк в таблице. Рекрутёр тратит время на рутину вместо оценки кандидатов. Часть заявок теряется — кто-то не ответил, кому-то забыли напомнить, кого-то не зафиксировали.

Цель: автоматизировать все шесть этапов первичной воронки, оставив рекрутёру только финальную оценку.

Решение: 6 автоматизированных этапов

Этап 1: Первичный опрос

Кандидат пишет боту — в Telegram или MAX — и проходит структурированный опрос: опыт работы, ключевые навыки, зарплатные ожидания, формат занятости (офис / удалёнка / гибрид), город.

Вопросы настраиваются под вакансию. Для разных позиций — разные ветки диалога: менеджер по продажам и разработчик проходят разные опросники внутри одного бота. Все ответы сохраняются в PostgreSQL и дублируются в Google Sheets.

Этап 2: Фильтрация по формальным параметрам

После опроса n8n автоматически проверяет ответы по заданным критериям: минимальный опыт, допустимый регион, диапазон ставки. Логика настраивается под каждую вакансию.

Кандидаты, которые не соответствуют требованиям, получают вежливый автоотказ с объяснением причины. Подходящие — без задержки переходят к следующему этапу. Рекрутёр не тратит время на очевидно неподходящих.

Этап 3: Выдача тестового задания

Бот отправляет тестовое задание: документ, ссылку или текст прямо в чате — в зависимости от формата, который удобен клиенту. Одновременно сообщает дедлайн и инструкцию по сдаче.

Момент выдачи и дедлайн фиксируются в базе. Это основа для автоматических напоминаний и контроля просрочки.

Этап 4: Приём тестового задания

Кандидат присылает результат боту — текстом, файлом или ссылкой. Бот принимает ответ и сразу проверяет: сдача в срок или с опозданием.

До дедлайна бот сам напоминает дважды: за 2 часа и за 30 минут. Если кандидат не сдал вовремя — статус в таблице помечается, кандидат получает уведомление. Рекрутёр видит полную картину без ручного контроля.

Этап 5: Сборка анкеты

n8n агрегирует все данные по кандидату: ответы первичного опроса, результат тестового задания, метаданные — время ответов на каждый вопрос, факт просрочки, канал (Telegram или MAX).

В Google Sheets формируется структурированная строка с цветовой меткой статуса: зелёный — прошёл все этапы в срок, жёлтый — сдал с опозданием, красный — не сдал. Рекрутёр видит состояние воронки одним взглядом.

Этап 6: Передача в HR-отдел

Рекрутёр получает Telegram-уведомление с кратким саммари кандидата и прямой ссылкой на строку в таблице. Ничего не нужно искать вручную.

Опционально подключается GPT-саммари: ChatGPT формирует краткое резюме ответов кандидата в 3–5 предложениях — чтобы рекрутёр мог быстро оценить профиль, не перечитывая весь диалог.

Архитектура

Компонент	Роль
Salebot	Диалог с кандидатом, управление сценариями
n8n	Оркестрация между этапами, вся бизнес-логика, интеграции
PostgreSQL	Хранение анкет, статусов, временных меток
Google Sheets	Итоговая таблица для HR-команды
ChatGPT API	GPT-саммари ответов кандидата (опционально)
Telegram + MAX	Омниканальность — кандидат выбирает мессенджер

Salebot ведёт диалог и передаёт данные в n8n через вебхуки. n8n управляет переходами между этапами, пишет в PostgreSQL и Sheets, отправляет напоминания и уведомления рекрутёру. Все компоненты работают асинхронно — бот не блокирует процесс в ожидании действия кандидата.

Результаты

• Рекрутёр получает только готовые анкеты, прошедшие автофильтрацию — без нерелевантных откликов
• Экономия 40–60 часов в месяц на 100 кандидатах за счёт исключения ручной рутины
• Нулевая потеря кандидатов из-за человеческого фактора: каждый получает реакцию, каждый зафиксирован
• Дедлайны соблюдаются автоматически — напоминания и контроль без участия рекрутёра

Что можно расширить

• Голосовое первичное интервью — AI-голосовой агент вместо текстового опроса
• Проверка документов — OCR для паспорта, диплома, сертификатов
• Автоназначение собеседований — интеграция с Calendly или собственным календарём
• ВКонтакте — реализация воронки для массового подбора с трафиком из VK Ads
• Аналитика воронки — конверсия по каждому этапу, источник кандидата, среднее время прохождения
• Интеграция с ATS — Huntflow, Talantix или другая система клиента

---

Нужен HR-бот под вашу воронку найма? Обсудим проект.