Самая прибыльная сделка прошлого года - та, от которой мы отказались. Прибыльная не для нас, для клиента.

Запрос

Пришёл владелец компании из сферы услуг с готовым техническим заданием. Нужен бот: ИИ-квалификация входящих, распределение по менеджерам, интеграция с CRM, дашборд. Бюджет обсуждали в районе трёхсот тысяч.

Задача звучала знакомо: «теряем заявки, менеджеры не успевают, хотим автоматизировать».

Обычно на этом месте начинается обсуждение сроков. Мы начали с другого - попросили доступ к переписке за последние два месяца и выгрузку сделок.

Что показала выгрузка

Обращений оказалось около двадцати. Не в день - в неделю.

При таком потоке бот экономит примерно ничего: менеджер физически успевает ответить каждому, и данные это подтверждали. Среднее время первого ответа - меньше получаса в рабочие часы. То есть узкое место, ради которого обычно и ставят автоматизацию, у них отсутствовало.

Дальше стало интереснее. Мы посмотрели, что происходит с заявками после первого разговора.

Клиент отвечал, консультировал, отправлял предложение - и всё. Дальше тишина с обеих сторон. В их нише решение вызревает две-три недели: человек прицениваетс, советуется, откладывает. А второго касания не было ни у кого. Сделка либо закрывалась сама, либо тихо умирала.

Из сорока с лишним заявок за два месяца повторно связались с семью. Причём без всякой системы - вспомнили случайно.

Почему бот тут не помог бы

Мы честно проговорили это на встрече, и разговор был неприятный.

Бот ускоряет первое касание. У них первое касание работало.

Бот квалифицирует поток. У них поток такой, что квалифицировать нечего - каждого клиента менеджер и так помнит по имени.

Бот собирает данные в CRM. Данные можно собирать и руками, когда их двадцать в неделю.

Единственное, что реально теряло деньги, - отсутствие второго и третьего касания. И это лечится не разработкой, а привычкой.

Триста тысяч ушли бы на инструмент, который улучшает то, что не сломано.

Что предложили вместо

Таблицу.

В прямом смысле: список сделок, дата последнего контакта, дата следующего и одна строка, о чём говорили. Плюс напоминания в календаре менеджера на эти даты.

Настройка заняла полдня и стоила ноль рублей. Всю работу сделал их же сотрудник, мы только показали структуру и договорились о правиле: не закрывать сделку, пока не было трёх касаний.

Мы понимали, что теряем заказ. Но продавать автоматизацию человеку, у которого нет объёма, - способ получить недовольного клиента через три месяца, когда выяснится, что дорогая система не изменила выручку.

Чем закончилось

Через два месяца клиент написал сам. Повторные касания дали прирост в закрытых сделках - не в разы, но заметно на их чеке. Поток вырос: частично из-за возвращённых клиентов, частично потому, что они наконец занялись рекламой, а не борьбой с внутренним хаосом.

Вот тогда обращений стало под сотню в неделю, менеджеры начали не успевать, а таблица перестала справляться. Мы вернулись к разговору про автоматизацию - и на этот раз она была нужна по-настоящему.

Собрали им сильно более скромную систему, чем та, что обсуждалась изначально: приём заявок, фиксация в CRM, напоминания о следующем касании, отчёт по зависшим сделкам. Обошлось это заметно дешевле трёхсот тысяч.

Как понять, что вам ещё рано

Простой признак: если вы не можете назвать процесс, который повторяется десятки раз в неделю и отнимает часы, - автоматизировать нечего.

Ещё три сигнала, что бот подождёт:

Проблема в дисциплине, а не в объёме. Если задачи теряются потому, что о них забывают, сначала нужен регламент. Автоматика ускорит хаос, а не уберёт его.

Процесс не описан словами. Пока никто не может объяснить, как принимается решение и что делать в спорной ситуации, программировать нечего.

Заявок меньше двадцати в день. Ниже этого порога экономия времени не покрывает стоимость разработки и поддержки, сколько ни считай.

Мы говорим об этом примерно трети тех, кто приходит. Не из скромности: неподходящий проект стоит студии дороже, чем несделанный - репутацией и временем на переделки.

Если сомневаетесь, ваш ли случай, - опишите задачу в двух предложениях в Telegram @viktdo. Скажу честно, стоит ли вам вообще что-то заказывать прямо сейчас.

Разберём вашу ситуацию

Напишите в Telegram @viktdo - посмотрю ваш процесс и скажу, где реально теряются деньги: в скорости, в объёме или в дисциплине. Часто выясняется, что чинится это без разработки. Разбор бесплатный.

Что делаем, когда автоматизация всё-таки нужна: чат-ботов для MAX, Telegram и VK одним сценарием; интеграцию ИИ в обработку обращений; связки с CRM и напоминания о касаниях. Прикинуть бюджет можно в калькуляторе.

BotKraft - студия чат-ботов и автоматизации: 5 лет на рынке, больше 300 проектов.