Массовое мероприятие выглядит как программа и спикеры. На деле это очередь на входе, списки, бейджи и вопрос «а я в какой команде».

Как это было

Образовательный центр проводил командный квест для абитуриентов и студентов. Сотня участников на небольшом мероприятии, до трёх сотен на крупном. Формат живой: люди делятся на команды, ходят по точкам, отвечают на вопросы, набирают баллы.

Организационно всё держалось на бумаге и таблицах. На входе стояли два человека со списками: найти фамилию, отметить, выдать бейдж. При потоке в сотни человек очередь растягивалась до получаса - и это в самом начале, когда у людей ещё нет эмоций от игры, только раздражение.

Дальше начиналось распределение. Разбить сто с лишним человек на команды нужного размера, записать, объявить, свести тех, кто пришёл вместе. Пятнадцать-двадцать пять минут работы нескольких организаторов, в течение которых зал просто ждёт.

Потом кто-то приходил с опозданием. Или просил пересадить его к друзьям. Каждое такое перемещение - это найти человека в одном списке, вычеркнуть, вписать в другой, сообщить обоим капитанам. Две-три минуты и высокий шанс, что где-то останется расхождение.

На площадке работали четыре-шесть человек. Почти все занимались не игрой, а её обслуживанием.

Что поменяли

Собрали бота, в котором живут четыре роли сразу.

Ведущий создаёт игру, приглашает помощников, управляет распределением. Игротехник работает на площадке: проверяет QR, сопровождает команды. Игрок регистрируется сам и получает персональный код. И сам квест - вопросы по темам, баллы, задания, которые уходят ведущему на оценку.

Кто есть кто, бот понимает по ссылке, через которую человек зашёл. Одна ведёт ведущего, другая помощника, третья участника.

Регистрация перестала быть очередью: человек сканирует общий код, вводит данные в телефоне и сразу получает свой персональный QR-бейдж. Никаких списков на входе, никакого поиска фамилии.

Распределение стало кнопкой. Ведущий задаёт размер команды, бот разбивает участников и рассылает всем их состав. Перемещение между командами - выбор в меню.

Старт игры уходит массовой рассылкой: три сотни человек получают сообщение одновременно, а не по цепочке через капитанов.

Мелочь, которая понравилась больше всего: выбор капитана. Вместо неловкой паузы «ну кто у нас главный» по команде рассылается кнопка «я - лидер», и первый нажавший становится капитаном. Десять секунд вместо трёх минут переговоров.

Что получилось

Регистрация одного участника - 30-45 секунд вместо двух-трёх минут. Очередь на входе исчезла как явление.

Распределение сотни человек по командам - около минуты вместо пятнадцати-двадцати пяти.

Перемещение участника между командами - пять секунд вместо двух-трёх минут поиска по спискам.

Ручная операционка на площадке снизилась примерно на 80 процентов. Организаторов на мероприятии стало один ведущий и один-два игротехника вместо четырёх-шести человек.

И побочный результат, который заказчик оценил позже: после мероприятия остаётся готовая база участников с контактами и согласиями. Раньше бумажные списки просто выбрасывали.

Что оказалось важным, но незаметным

Две вещи всплыли уже в работе и оказались ценнее эффектных механик.

Несколько игр параллельно. Центр проводит мероприятия потоком, иногда в один день на разных площадках. Изначально это не закладывали, но быстро выяснилось, что ведущему нужно переключаться между играми, не путая участников и баллы. Без этого каждое новое мероприятие означало бы отдельную настройку.

Роли вместо аккаунтов. Игротехники на площадке меняются: сегодня одни студенты-волонтёры, завтра другие. Заводить каждому доступ вручную - лишняя работа перед стартом. Приглашение по ссылке решает это за минуту: человек перешёл, получил роль и права ровно на эту игру.

Обе доработки не видны в презентации проекта, но именно они определяют, будет ли системой пользоваться кто-то кроме автора.

Кому это подходит

Признак простой: если у вас регулярные события с командами, регистрацией и подсчётом результатов, вы тратите на операционку больше, чем на содержание.

Хорошо ложится на образовательные квесты и бизнес-игры от полусотни участников, корпоративный тимбилдинг, фестивали и конференции с конкурсной частью.

Экономика появляется на регулярности. Разовое мероприятие на двадцать человек автоматизировать незачем - справятся два человека со списком. Окупаемость начинается с третьего-четвёртого проведения, когда один и тот же сценарий переиспользуется.

Когда не стоит. Формат «каждый сам за себя» без команд - половина механик не нужна. Анонимные события - боту нужны имя и телефон. И мероприятия, где важна атмосфера камерности: сотня человек, уткнувшихся в телефоны на входе, - не всегда то, что вы задумывали.

Сколько это стоит

Типовое решение под свою механику - три-четыре недели работы, от 350 тысяч рублей. Дальше адаптация под новый сценарий квеста занимает несколько дней и стоит заметно дешевле, потому что ядро уже есть.

Отдельно обычно берут сопровождение в день мероприятия: человек на связи, если что-то пойдёт не так.

Если проводите игровые форматы регулярно - опишите механику в двух предложениях в Telegram @viktdo. Скажу, что из неё автоматизируется, а что проще оставить людям.

Разберём вашу ситуацию

Напишите в Telegram @viktdo - посмотрю ваш формат и посчитаю, сколько операционки снимет автоматизация и с какого проведения она окупится. Разбор бесплатный.

Полный разбор архитектуры этого проекта - в кейсе про событийный бот. Что делаем: чат-ботов для мероприятий с регистрацией по QR, распределением по командам и массовыми рассылками; работают в MAX, Telegram и VK одним сценарием. Прикинуть бюджет можно в калькуляторе.

BotKraft - студия чат-ботов и автоматизации: 5 лет на рынке, больше 300 проектов.